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FAX‐OCRとは
FAXを画像ファイルとして受取り、紙出力をせずにそのままOCR(データ)変換するシステムです
 通常FAX装置で受信したものはすぐに印刷されますが、FAX-OCRでは受信後あえて印刷させず、直前の「画像ファイル」をOCR変換し、データとして処理させます。
(FAXソフトや複合機のFAX機能を利用します。)
※「FAX印刷された用紙をスキャナで読み込んでOCR変換できるか」と聞かれることがあります。
答えは「できません」。
厳密に言えば、物理的にはできますが、業務で使えるだけの認識結果が得られないのです。
FAX装置についている簡易なプリンタでは、ただでさえFAX上の制約から品質が劣る画像ファイルをいっそう劣化させます。
また用紙をFAXし、記載後送り返してもらう。つまりFAXを2回通過させることも、画質劣化の面から考えると避けるべき運用です。 FAXで受け取る画像の品質は、スキャナ読み込み画像よりもかなり劣ります。細かなノイズが入っていたり、傾いていたり、 直線がギザギザになっていたりしますので、そのままOCR変換すると悲惨な認識結果となります。
よって物理的には出来ても、その認識結果は業務で使えるだけの質にはなりません。初めから手入力した方がまだマシでしょう。

弊社では認識結果の質を保つため、画像補正を重要視しています
 電子的なフィルタを使ってノイズを取ったり、傾き補正やさまざまな方法でよりきれいな画像(=正確なOCR認識できる画像)に補正処理しています。
※ここは見えない部分ですが、かなり重要なことです。
手を抜くと誤認識が増えて修正作業に影響を与えてしまいますので、弊社は特に念入りな作りこみを行なっています。

 FAXには黒い線が入ってくることがあります。送り側FAX機の読取ガラスの汚点が線状に出てきているのですが、 この線が読取る文字の上に重なっているような場合には画像補正しても読み取ることができないか、誤認識してしまいます。
 これは画像補正では対応できない現象です。他にも、傾きすぎてレイアウトが途切れていたり、 極端に伸び縮みしていて画像補正の限界を超えている場合にはOCR処理ができません。
 人間の応用能力に比べて、コンピュータの融通の無さを痛感する時でもあります。

読み取れなかった画像があった場合、自動的に振り分けられる「NG FAXビューワー」
 FAX画像の表示、削除、印刷機能のほかにリカバリ転送の機能があります。
 これはFAX画像を修正画面上に転送し、手作業で補ってしまおうという救済策です。
 スーパーコレクト画面に表示されているマスターリストから対象をクリックして引用し、数量をテンキー入力してデータを作ります。 その上で、正常処理されたデータに合流させます。すべてがパソコン上でできますので、 紙に出して初めからキーボード入力するのとでは操作性が格段に違うレスキュー方法です。
※後に続く処理は、他の入力支援システムと同じく取り込まれたデータはスーパーコレクト機能でサポートします。
画面上にはFAXの画像とデータ化された結果が表示されるので、紙と画面を交互に見比べる必要もありません。
認識間違いや記入ミスについては、プログラムが対話形式でデータ内容の不備をお知らせし、修正を促します。
作業者が指示に従って順番に直すことで、クリーンなデータができあがります。

 FAX-OCRは弊社の画像補正機能や、スーパーコレクト機能でチェックすることにより、質の高いクリーンなデータになります。
 あとはアプリケーション側のデータ取込み機能を使ってファイルを業務アプリケーションに渡せば、入力作業完了です。

FAX受信方法は2種類
1.FAXソフトを搭載したPCに公衆回線を接続し受信する方法
2.複合機のFAX機能を使って受信する方法

どちらの方法でも、受信したFAX画像を画像ファイルのまま、OCR処理する受け入れフォルダに転送します。

【処理できる量】
A4用紙1枚を送信するに1分〜1分半かかります。
1時間あたりに換算すると40〜60枚位が1回線あたりの最大送信量になります。
※これを越える量の場合は話中状態で繋がらなくなります。そういう場合は複数回線とFAXサーバーの増設で対応します。
FAX受信方法
ほかにFAXを送信すると、メールの添付ファイルとして到着する「FAX to Mail」サービス と、 FAXの手書文字を自動認識する FAX−OCR システム を組合せてスマートな入力システムもご提供できます。

機能紹介
受信監視
 FAXソフトを立ち上げて受信状態にしておくと、タイマーにより監視プログラムが働き、受信FAXを収集して決められたフォルダに格納します。
 自動で処理されるのでオペレータが個々のFAX画像ファイルを集める必要はありません。

画像補正
 FAXで届く画像はきれいな状態で届くとは限りません。
 FAX通信の制約から、解像度が低い、ノイズがある、用紙搬送時の画像歪みなど、想定されますが精度の高いOCR処理をするために、 自動的に画像補正機能が働き、画像回転・傾き補正・ノイズ除去・伸縮補正等を行います。
 この段階での画像補正をしっかり行っているかどうかで、OCRの認識結果に大きな差が出てきます。
画像補正

スーパーコレクト(修正確認処理)
 受信したFAXとデータ化された結果を見比べられるよう同一画面上に1ページ分ずつ表示します。
 いちいちFAX用紙を探し出したり、用紙と画面を交互に見比べる手間が無くなります。
 データの修正・追加もここから入力することができます。キーボードからの入力はもちろん、 製品や得意先のマスターデータも画面上に表示されますので、該当するデータをクリックして修正することもできます。 修正確認が終わると受渡しデータファイルが生成されます。

イレギュラーの受信
【NG FAXビューワー】
 専用FAX番号でしたら別ですが、通常のFAX受信の場合、OCR処理ができない定型外の注文書や通信文やDMが混在して届きます。
 そうしたOCR処理できないFAXを受信した時はNGフォルダに自動的に振り分けられます。
 このNGフォルダの中身を確認するのがNG FAXビューワーです。
 FAXビューワーでは、FAX画像の表示の他に画像削除、画像印刷、リカバリ転送、一時保留FAXの呼出ができます。

【リカバリ転送】
 OCR処理できなかった注文書(定型紙以外での注文など)をスーパーコレクト(修正確認処理)の画面に転送し、 正しいデータとしてキーボード入力できるように復活させます。
 これにより、正規のデータ処理の流れに引き戻して取り扱うことができます。

また、あるお客さまの場合は、このNGフォルダに入ったものはすべて印刷するように対応したこともあります。 これなら普通のFAX用紙出力と同じ結果になります。

着信状況リスト・FAX返信など
着信状況を画面上に表示
未着信支店だけを表示して注意を促す着信状況リストの送信
FAX送信者に着信報告を自動的に返送
出荷連絡や納品書

なども、同じインフラを使って表示できます。